Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации разработан и опубликован для публичного обсуждения ряд законопроектов об электронных трудовых книжках. Их внедрение начнется уже в 2020 году и затронет интересы почти 60 миллионов работников.

Согласно данным законопроектам, начиная с 1 января 2020 года сведения о трудовой деятельности работника – о выполняемой работе и должности, переводах на другую работу, о приеме и увольнении – будут формироваться путем передачи работодателем таких сведений в информационную систему Пенсионного фонда в электронном виде по утверждаемой ПФР форме. В эту форму будут вносится сведения, содержащиеся в действующей трудовой книжке.

Электронные трудовые книжки будут передаваться страхователями в единую информационную систему Пенсионного фонда России ежемесячно, а с 1 января 2021 года – при наступлении кадрового события и не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего документа. Передача данных будет происходить в режиме онлайн – это быстрее и удобнее как для самих страхователей, так и для застрахованных лиц, особенно при трудоустройстве на новое место.

В связи с переходом с 2020 года на электронную трудовую книжку Минтрудом России предлагается внести изменения и дополнения не только в трудовое законодательство и ряд подзаконных актов, но и в действующее законодательство об индивидуальном (персонифицированном) учете.

Согласно проекта федерального закона «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» предлагается внести в указанный закон следующие изменения и дополнения:

1. Индивидуальный лицевой счет дополняется разделом «Сведения о трудовой деятельности»:

- Мероприятие (прием, перевод, увольнение);

- Наименование должности, профессии;

- Основание (дата и номер приказа).

2. С 1 января 2020 года сведения представляются работодателями в ПФР:    

- Ежемесячно до 15 числа месяца, следующего за отчетным (включая сведения о приеме на работу и увольнении);

- Начиная с 1 января 2021 года - ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным периодом - месяцем, а в случаях приема на работу и увольнения работника сведения на данного работника представляются не позднее рабочего дня следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения).

3. Ответственность страхователя с 1 января 2020 года:

- Информацию о непредставлении в установленный срок либо представлении неполных и (или) недостоверных сведений о трудовой деятельности работающих лиц территориальный орган ПФР направляет в Роструд и его территориальным органам (государственным инспекциям труда), в порядке межведомственного взаимодействия.

- За указанные нарушения по представлению сведений о трудовой   деятельности, должностное лицо страхователя несет ответственность в соответствии с Кодексом РФ об административных правонарушениях за нарушение трудового законодательства.

- Административная ответственность применяется в случае неоднократного в течение календарного года совершения данного правонарушения и влечет предупреждение должностных лиц.

Страхователями необходимо в течение 2020 года осуществляться следующие мероприятия:

- Подготовку, принятие или изменение локальных нормативных актов с участием первичной профсоюзной организации (при наличии);

- Внесение изменений (при необходимости) в соглашения и коллективные договоры;

- Обеспечение технической готовности к передаче сведений о трудовой деятельности в электронном виде в информационную систему ПФР;

- Уведомление работников в письменной форме об изменениях в трудовом законодательстве, в том числе о праве ведения трудовой книжки на бумажном носителе по заявлению работника.

Преимущества ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде и их использования. А именно:

ü  сохранность персональных данных в информационной системе Пенсионного фонда и возможность в любое время ознакомиться со сведениями о трудовой деятельности;

ü  снижение издержек застрахованного лица и страхователя при трудоустройстве за счет удобства и скорости получения информации;

ü  дополнительные возможноститрудоустройства для удаленных работников за счет простоты взаимодействия с работодателем;

ü  при обращении гражданина за государственными и муниципальными услугами он освобождается от обязанности предоставлять сведения о трудовой деятельности.